こんにちわ！～こなブロ～です。
チームで成果を上げる手段として会議、ミーティングがあると思います。
会議もミーティングも同じですが、“これやる意味あるの？”
会社やチーム活動での会議やミーティングが無駄な時間を費やしているだけのものになっていないでしょうか？
私は会社員時代15年で1500回は会議、ミーティングを経験してきました。
現在も店舗経営でスタッフと月1度のミーティングを実施しています。
ちなみに私が15年勤務していたセブンイレブンジャパンは、テレビの特集、雑誌のプレジデント等で価値ある会議、ミーティングを実施している企業として度々紹介されていました。
今振り返ればそんな企業でさえ、無駄な会議やミーティングが数多くあったと認識しています。
本日は、価値あるミーティングとは？
この議題について解説していきたいと思います。
自分が関わっているミーティングが価値あるものかの物差しにして頂ければ幸いです。
価値の無いミーティングとは？
やる価値のないミーティングを箇条書きにしてみるとこんな感じです。
◆ミーティングする事が目的になっている。
◆慣例で日が決まっているから開催する。
◆情報が一方通行で参加者は聞くだけ。
※リモートで聞くだけの会議やミーティングならチャットやメールでいいです。無駄。
◆内容がマンネリ化していていつも同じ。
◆ミーティング終了時、誰がいつ何をするのかが決まっていない。
該当するミーティング多いですよね。
本来、ミーティングは参加する事がワクワクするくらい個々が自分の成長を期待できるものでなければならない。
また、そういったミーティングにアップデートしていかなければならない。
価値のないミーティングは辞めるか、見直しが必要です！
全員が参加する
全員が発信、全員が参加する。
これが最も重要なポイント。
全員が参加するミーティングは工夫が必要です。
私の店舗の場合は以下のような工夫をしています。
・事前に議題を共有しておき、参加者1人1つ発案を用意しておくように宿題を与えておく。この場合、負担が無いように資料などは準備させない。あくまで頭で考えるだけ、口頭での発案にしています。
事前準備で参加者の時間、作業の負荷を作らない。
・ミーティングの進行役を当番制にし、自分ならどう進行するか考える習慣づける。
緊張感が保たれ、マンネリ化を防ぐ効果があります。進行役をする事でコミュニケーション力のスキルアップにもつながり、責任感、モチベーションも上がります。
これも事前準備で参加者の時間、作業の負荷を作らない。
主催者、トップ、リーダーは短時間で効率的に事前に打ち合わせする。
・個々に質問を投げかける。
質問は常にミーティングの内容に沿って思考が働いているか確認するチェック作業です。
・ディスカッションの時間を設ける。
ディスカッション方式の場合、具体的で、ポジティブなディスカッションである事が前提。
単なる私語や後ろ向きな意見が出る場合、参加者のチームでの仕事の必要性、目標の共有ができていないはずなので、その部分をまず整備する事が重要です。※私の別記事最強のチーム作りの記事を参考にして下さい。
・ミーティング最後は全員で店舗の清掃をしています。
最後は行動する習慣として全員で店舗の清掃をしていますが、考えるより行動という習慣をつける為には有効な手段と思います。
全員が参加する為にはどうすれば良いのか、主催するトップ、リーダーは常に工夫をする事が重要です。
集中力と緊張感
人間の集中力は医学的にも生理学的にも持続可能時間は90分が限界だと言われています。
そう！ミーティングも基本90分以内が理想で、休憩を入れて2時間までと私は考えています。
緊張感で言えば、もっと短い時間しか持ちません。
ミーティングは短時間で内容あるものに。非常に重要です。
2時間以上のミーティングを実施していればまず内容を精査し、短縮しましょう。
また、マンネリ化の防止策として“オフサイトミーティング”を活用しても良いと思います。
オフサイトミーティングとは気楽にまじめな話をするというコンセプトのもので、会議の場所を変える。役職などに縛られずリラックスして行うミーティングの事を言います。
例えば、別の施設のミーティングスペースで行ったり、カフェなどを借りて行うのも、リラックスできる。
自由な発言が生まれる。マンネリ化防止や創造ある発想が生まれる等の効果が見込めお勧めです。
集中力と緊張感を考え、時間、環境を考える必要があります。
盛り込んだ方が良い内容
こちらも私の経験からですが、以下は盛り込むべき内容と思います。
・成果の検証。
今回のミーティングまでの数字での成果を検証する事は必ず必要です。
検証が無ければ何事も継続はできません。
・成果を上げている人の事例を共有する。
これは非常に良い。口頭で成果が上がったポイントを共有するだけでも良い。
・現場で確認できる事は現場に立って確認、共有する。
例えば、店舗オペレーションの場合、店舗売場に移動し、売場で確認する。
終了時に必要なこと
最後に、ミーティングで一番大事な事ですが、ミーティングが終わった時点で参加者がいつまでに何をするかが明確になっている事。
この部分がやる価値があるミーティングであったかの最終確認事項になります。
ミーティングで決まった事項についてはまとめたものを終了後すぐ作成し、ミーティング参加者だけでなくチーム全体で共有する。
以上ポイントを解説してきましたが、今一度、自分が携わっているミーティングが価値あるものになっているか、棚卸できる材料になればと思います。
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